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Cómo se constituye una entidad sin ánimo de lucro

Una entidad sin ánimo de lucro puede constituirse:

  • por acta de constitución junto con los estatutos.
  • por escritura pública.
  • por documento privado.

Por acta de constitución

De la reunión donde se decida crear la entidad, se elaborará un acta que se denomina “acta de la asamblea de constitución” y debe contener:

  • Los estatutos que van a regir la entidad que deben contener los requisitos que más adelante se señalan; pueden estar insertos en el acta o en documento anexo.
  • Los nombramientos de los órganos de administración y vigilancia.
  • Firma de las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión. Una de estas firmas debe ser reconocida ante juez o notario, o ante el funcionario autorizado de la cámara de comercio.

Nota: se recomienda este mecanismo para evitar la comparecencia de todos los fundadores ante el juez, el notario o el funcionario autorizado por la cámara de comercio.

Por escritura pública

Cuando se constituye por escritura pública, todos los asociados o fundadores deben comparecer a la notaría, en forma personal o mediante apoderado, a otorgar el instrumento público que debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante se señalan.

Por documento privado

Cuando se constituye por documento privado, todos los asociados o fundadores deben firmar el documento de constitución, que debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante se señalan.

Este documento debe ser reconocido ante juez o notario, o con presentación personal ante el funcionario autorizado por la cámara de comercio, por todas las personas que firmen como asociados o fundadores.

¿Qué debe contener el documento de constitución?

  • Nombre, identificación y domicilio (ciudad o municipio donde desarrolla sus actividades) de los asociados o fundadores.
  • Nombre de la entidad sin ánimo de lucro y su sigla, si la tiene. La conformación del nombre depende de la clase de entidad que se constituya, para lo cual deberán tenerse en cuenta las normas que la rigen.
  • Clase de persona jurídica: indique si se trata de una corporación, fundación, cooperativa, fondo de empleados, asociación mutual, etc.
  • Domicilio de la entidad: ciudad o municipio donde la entidad sin ánimo de lucro va a desarrollar su objeto social. Fecha de la reunión.
  • Objeto social: enunciar en forma clara y completa las actividades a que se dedicará principalmente la entidad.
  • Patrimonio y forma de hacer los aportes. En las fundaciones siempre deberá indicarse el monto del patrimonio inicial estimado en dinero.
  • Forma de administración: establecer en forma clara y precisa la forma de administración con indicación de las facultades y limitaciones de los órganos de administración (asamblea de asociados, junta directiva, consejo de administración) y representación legal (presidente, vicepresidente, gerente, director y sus suplentes).
  • Periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los que habrá de convocarse a reuniones extraordinarias de los órganos de dirección y administración.
  • Requisitos para convocar a las reuniones, es decir, la forma o medio para citar a los asociados (comunicación escrita, avisos de prensa, carteleras, etc.), con cuántos días de anticipación debe citar a las reuniones ordinarias y extraordinarias, persona u órgano que realizará la convocatoria a las reuniones ordinarias y extraordinarias.
  • Duración precisa de la entidad, expresada en años. Por ejemplo: 20 años (para las cooperativas, precooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales y fundaciones, su duración será indefinida).
  • Causales de disolución: enunciar las causales de disolución anticipada de la entidad.
  • Forma de hacer la liquidación una vez disuelta la entidad indicando el destino de sus remanentes, según los estatutos (Ej: si se van a entregar a una entidad de la misma naturaleza).
  • Facultades y obligaciones de los revisores fiscales, si el cargo está previsto en la ley o en los estatutos. (Las cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales es obligatorio tener revisor fiscal).
  • Presentación personal ante la Cámara de Comercio de Buga o reconocimiento ante notaria.
  • Nombramientos de:
    • Los órganos colegiados: junta directiva o consejo de administración, comité de control social, junta de vigilancia, etc.
    • Revisor fiscal.
    • Representantes legales: presidente, vicepresidente, director, etc.

Las entidades del sector solidario pueden tener órganos de control interno (junta de vigilancia, comité de control social, comité de vigilancia y junta de control social), en el caso de estar regulados estatutariamente, deben indicar su conformación y sus facultades.

¿Dónde debe inscribirse la entidad?

La entidad debe presentar su solicitud de registro en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde va tener su domicilio principal.

Si la entidad está localizada en Buga, El Cerrito, Calima (Darien), Ginebra, Guacarí, Restrepo, San Pedro y Yotoco, se podrá presentar el documento de constitución en cualquiera de las sedes de la
Cámara de Comercio de Buga.

¿Cómo efectuar el registro de la entidad?

  • Una vez otorgada el acta de constitución, la escritura pública, o el documento privado, presente copia auténtica, según el caso, en cualquiera de nuestras sedes. Cancele el valor de los derechos de inscripción que le liquidará el cajero.
  • La inscripción del acta de constitución de la escritura pública o el documento privado, causa adicionalmente un impuesto de registro a favor del departamento del Valle, en una tarifa del 0,7% con base en el monto del patrimonio inicial de la entidad; si no tiene monto de patrimonio inicial y si no señala un patrimonio, la tarifa será el equivalente a cuatro (4) salarios mínimos diarios legales vigentes al momento de la inscripción.

¿Cómo registrar una entidad que se constituyó antes del 6 de marzo de 1996?

  • Solicite un certificado especial a la autoridad que ejerce la inspección y vigilancia de la entidad sin ánimo de lucro.
  • El certificado debe contener los mismos requisitos establecidos para la constitución de una entidad.
  • Presente el certificado en cualquiera de nuestras sedes.
  • Cancele únicamente el valor de los derechos de inscripción.

Anexos

Al documento de constitución debe acompañarse una comunicación suscrita por el representante legal en la cual se indique:

  • nombre de la autoridad que ejercerá la inspección y vigilancia de la entidad que se constituye.

Las entidades de naturaleza cooperativa, los fondos de empleados y las asociaciones mutuales, así como las federaciones y las instituciones auxiliares del cooperativismo, deben presentar constancia firmada por el representante legal donde se manifieste haber cumplido las normas especiales que regulan la entidad constituida.

Diligenciar el formulario adicional de registro para fines tributarios, con el propósito de tramitar el Número de Identificación Tributaria NIT, quedar inscrito en el Registro Único Tributario, RUT, que
lleva la DIAN y en el Registro de Información Tributaria que lleva la Secretaría de Hacienda del municipio, si fuere el caso.

Recomendaciones

  • Las asociaciones o corporaciones deben ser constituidas por dos personas como mínimo.
  • Las fundaciones pueden ser constituidas por una o más personas.
  • Antes de asignarle nombre a la entidad, verifique que en la cámara de comercio no exista registrado un nombre igual o similar al que va utilizar.
  • Si las personas designadas para ocupar los cargos de junta directiva, representantes legales, revisores fiscales, no son asociados o comparecientes al acto de constitución, debe anexarse copia de las cartas de aceptación con el número del documento de identidad de cada uno.
  • En caso de aportes de bienes inmuebles a la entidad, debe hacerse una descripción clara de cada inmueble que incluya linderos y número de matrícula inmobiliaria; en estos casos, debe acreditar el pago del impuesto de registro que es liquidado y recaudado en la correspondiente oficina de Regist ro de Instrumentos Públicos.
  • En este caso, la constitución debe elevarse a escritura pública.
  • Si los representantes legales son nombrados por el órgano de administración, debe constar así en los estatutos.
  • Si el vicepresidente va a ejercer funciones de representación legal, es decir, suplente del representante legal, debe constar expresamente en los estatutos.
  • Si los asociados o constituyentes son sociedades nacionales o extranjeras, es necesario que se indique el número de identificación tributaria, NIT, domicilio, documento de constitución y nombre del representante legal.
  • Las cooperativas especializadas cuya función principal consiste en adelantar actividad financiera (sección de ahorro y crédito) exclusivamente con sus asociados, necesitan autorización previa de constitución por parte de la Superintendencia de Economía Solidaria. Su constitución y sus reformas se elevarán a escritura pública ante una notaría.